فلسفه ی وجودی
نبود برنامه ریزی، برابر با درجازدن یا حرکت بی هدف و نبود راهبرد، برابر با حرکت ناهمآهنگ و ناهمسوی نهادهای گوناگونِ درون سازمان است. برنامه ریزی برابر با حرکت هدفمند است و داشتن راهبرد برابر با مجموعه ای از تصمیمات همسو که با عزمی مشخص گرفته میشوند.
برنامهریزی راهبردی و پیاده سازی حرفه ای آن از ارزشمندترین و پایه ای ترین عوامل پیشرفت یک سازمان به شمار می‌آیند. برنامه ریزی راهبردی، نیازمند شناختی خردمندانه و حرفه ای از درون سازمان و محیطی است که در آن فعالیت میکند؛ و پیاده سازی آن نیازمند یک نظام ساختاریافته و منسجم.
در سالیان گذشته به دلیل نبود برنامه راهبردی در سطح دانشگاه و یا اجرایی نشدن برنامه‌های تدوین‌شده، دانشگاه نتوانسته است به‌طور هماهنگ در جهت رسیدن به چشم‌اندازی که مورد توافق اثرپذیران آن بوده، گام بردارد. البته بخش‌های گوناگون دانشگاه در این راستا تلاش‌هایی را به‌صورت موردی انجام داده‌اند؛ اما نبود یکپارچگی و هماهنگی میان برنامه‌های بخشی، سبب شده است که این برنامه‌ها نتوانند آن‌طور که باید در ارتقای جایگاه دانشگاه اثرگذار باشند. همچنین به دلیل نبود سامانه ای برای پایش، امکان ارزیابی عملکرد یکپارچه ی بخش‌های گوناگون نبوده است.
به همین خاطر، با در نظر گرفتن تجربه‌های پیشین و ویژگی‌های دانشگاه، برای پیاده‌سازی برنامه ی راهبردی آن، نظامی جامع و یکپارچه طراحی شد. در این نظام، اهداف راهبردی کلان دانشگاه به اهداف خردتر و کوتاه مدت‌تر شکسته شده اند؛ همچنین نقش نهادهای گوناگون دانشگاه در جاری‌سازی برنامه ی راهبردی و اجرای اقدامات برای پیشرفت در راستای تحقق اهداف، روشن شده است.
چگونگی اجرا و اقدامات
نظام برنامهریزی راهبردی دانشگاه -شامل گام‌ها و فرآیندهای پیاده‌سازی برنامه راهبردی- بر پایه ی مطالعه ی ادبیات این حوزه و نشست هایی که با خبرگان و صاحب‌نظران درون و بیرون دانشگاه برگزار و سپس طراحی شد. این نظام، فرآیندها و روندنماهای انجام کارها و گردش اطلاعات را در بر می‌گیرد و آیین‌نامه‌ای نیز برای اجرایی شدن این نظام تهیه و تدوین شده است.
اقدامات انجام شده
برای برپایی و راه اندازی نظام برنامه ریزی در دانشگاه، اقدامات زیر انجام شدهاند:
-
طراحی نظام برنامهریزی راهبردی و تدوین شیوه نامه ی فرآیند برنامه ریزی؛
-
کمک به تدوین برنامه‌های عملیاتی در سطح معاونت‌ها و مدیریت‌ها؛
-
کمک به تدوین برنامه‌های عملیاتی در سطح دانشکده‌ها و پژوهشکده ها؛
-
برقراری پیوند نظام برنامه ریزی با نظام بودجه ریزی؛
-
طراحی و بروزرسانی مدل توزیع بودجه ی راهبردی.
اقدامات آتی
در ادامه ی این مسیر، اقدامات زیر، اجرا خواهند شد؛
برقراری پیوند نظام برنامهریزی با نظام پایش عملکرد؛
اجرای فرآیندهای نظام برنامهریزی در سامانهی یکپارچهی اطلاعاتی.
چالش ها و نیازمندی های برنامه ریزی
یکی از بزرگترین چالش‌ها در راه برپایی نظام برنامه ریزی، حرکت از برنامهریزی متمرکز به سوی برنامهریزی پراکنده و دگرگونی الگوی ذهنی در این راستا بوده است. آنچه که اشاره به آن در این مجال مورد نیاز است، ضرورت این دگرگونی است؛
ناگفته پیدا است که با توجه به تحولات پیش روی جامعه و دانشگاه و تأکید روزافزون بر توسعه ی پژوهش و دگرگونی شیوه‌های آموزش، دو ویژگی چابکی در تصمیم‌گیری و اجرا و نیز بالا بودن سطح بهره‌وری فعالیت‌ها از پیش نیازهای این حرکت در این مسیر هستند و دستیابی به چنین توانمندی هایی با ایجاد توان و امکان برنامه ریزی پراکنده، شدنی است. اما سال‌ها برنامه ریزی و بودجه ریزی متمرکز در نهادهای ستادی (معاونت‌ها) از یک سو و نبود زیرساخت موردنیاز و آگاهی کافی برای تصمیم‌گیری و برنامهریزی در دانشکده‌ها از سویی دیگر، موضوع پذیرش امکان برنامهریزی در سایر سطوح و به دنبال آن برپایی نظام برنامهریزی یکپارچه در سطح دانشگاه را به چالش کشیده است.
موارد دیگری که پس از تنظیم تفاهم‌نامه‌های سالهای گذشته، تلاش گروههای برنامهریزی و بودجهریزی معطوف به آن شده، شناسایی موانع اجرایی در تخصیص بودجه و جذب آن توسط مراکز بودجه، هستند؛ در این بازه، با برگزاری نشستها و گردآوری دیدگاههای مجریان و خبرگان، شیوه‌نامه‌هایی برای برچیدن موانع تدوین شدهاند که در حال طی کردن مراحل بازبینی و تصویب هستند.
مرکز برای گسترش دامنه ی به کارگیری نظام برنامهریزی در دانشگاه نیازمند همراهی دیگر نهادها است؛ از جمله ی این همراهی ها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
-
همکاری واحدهای ستادی (معاونت ها و مدیریت ها) با مرکز در زمینه ی تدوین برنامه های عملیاتی (شامل اهداف، شاخص‌ها، نشانگاه‌ها و اقدامات) و به کار افتادن حلقه های یادگیری؛
-
همکاری فعال همه ی دانشکده‌ها و پژوهشکده ها در فرآیند برنامه ریزی؛
-
دسترسی دادن به بانک‌های اطلاعاتی و داده‌های دانشگاه برای تعیین وضعیت موجود و تعیین نشانگاه‌ها برای شاخص ها.
- همسویی برنامه ها و اقدامات نهادهای گوناگون دانشگاه در راستای تحقق اهداف راهبردی و جلوگیری از هدر رفت منابع.
-
جا افتادن فرهنگ برنام هریزی در دانشگاه و پی بردن به ارزشِ داشتن برنامه برای پیشرفت.
-
اختصاص بهینه ی منابع دانشگاه به نیازهای مراکز بودجه به طور آگاهانه و عادلانه و با توجه به اولویت های دانشگاه.
-
افزایش روحیه ی مسئولیت پذیری و پاسخگویی در دانشگاه.
-
دستیابی به فضای تعامل و تبادل تجربه ها و مدیریت دانش در سطح دانشگاه.
-
دستیابی به تناسب و همآهنگی در پاسخ دادن به نیازهای مراکز بودجه.