نظام پایش و ارزیابی عملکرد

فلسفه­ ی وجودی

پایش و ارزیابی بخش جدایی ­ناپذیر اجرای هدفمند برنامه­ ها هستند. پایش علاوه بر دادن اطمینان خاطر از حرکت بر مدار برنامه می­تواند میزان همخوانی برنامه ­ها با اهداف را نیز در درازای زمان و تغییرات پیرامونی نمایان کند و نشان دهد که آیا برنامه­ ها نیاز به اصلاح دارند.

در دانشگاه نیز پس از برپایی نظام­ه ای  برنامه ریزی و بودجه­ ریزی، باید حلقه ­ی سوم و کامل­ کننده ­ی زنجیره­ی  پیاده­ سازی برنامه­ ی راهبردی یعنی نظام پایش و ارزیابی عملکرد برپا و راه­ اندازی شود. نظام پایش و ارزیابی عملکرد با نشان دادن مغایرت در عملکرد -که نشان دهنده­ ی جهت نادرست حرکت برنامه­ ی عملیاتی یا سرعت نامطلوب آن است- و یا مغایرت در بودجه –که نشان دهنده ­ی تخمین نادقیق بودجه­ ی درخواستی برنامه است- دو نظام دیگر را پشتیبانی می­کند. به این ترتیب، پایشِ برنامه ­ی پیشین، مبنای برنامه ­ی آینده قرار می­گیرد.

چگونگی اجرا و اقدامات

پایه های نظام پایش و ارزیابی عملکرد عبارتند از:

• جامعیت: ارزیابی و پایش اجرای برنامه ­ها باید در کنار همخوانی منابع صرف­ شده با دستاوردهای برنامه، امکان ارزیابی میزان همخوانی دستاوردها با اهداف میان­ مدت و بلند­مدت را نیز با توجه به تغییرات پیرامونی و شرایط اجرای برنامه، میسر سازد.

• به ­روز بودن: زمان در برنامه­ ریزی عنصری کلیدی است؛ به همین خاطر تصمیم ­گیری به­ موقع برای اصلاح احتمالی برنامه، ارزش ویژه­ای دارد؛ و این مهم بدون وجود یک سامانه ­ی پایش به­ روز امکان ­پذیر نیست.

• درستی اطلاعات: اطلاعات موجود در سامانه­ ی پایش، پایه­ ی ­تصمیم­ گیری برای بازنگری­ها است؛ بنابرین درستی و قابل­ اتکا­بودنِ این اطلاعات، اصلی خدشه­ ناپذیر است.

در راه برپایی و راه­ اندازی نظام پایش و ارزیابی، انجام موارد زیر مورد توجه بوده است:

1. تعیین شاخص ­های ارزیابی؛

2. داشتن مقدار فعلی و تعیین مقادیر نشانگاه ها برای هر یک از شاخص­ها؛

3. ایجاد بستر مناسب برای گردآوری اطلاعات در مورد تغییر مقادیر واقعی شاخص­ها و تحلیل روند تغییرات؛

4. تدوین نحوه­ ی گزارشگری شامل نوع محتوا، فرم، زمان و نحوه­ ی ارائه­ ی گزارش. (در فعالیت گزارشگری، افزون بر ارائه­ ی گزارش­ های زمان بندی­ شده، برگزاری نشست­ های دوره­ ای مانند دیدارهای فصلی برای درمیان­ گذاشتنِ آموخته ­ها، از سازوکارهای ضروری است.)

   چالش ­ها و نیازمندی­ ها

دستاوردهای مورد انتظار

سامانه­ ی یکپارچه­ ی اطلاعاتی

فلسفه­ ی وجودی

سامانه­ ی یکپارچه­ ی اطلاعاتی در سازمان، یک ابزار ارزشمند و کارا و یک بخش جدایی ­ناپذیر در فرآیندهای کاری سازمان به ویژه فرآیند برنامه­ ریزی راهبردی و همچنین پیاده ­سازی آن است.
تصمیم­ گیری ­های چابک و به­ هنگام و نیز برنامه­ ریزی هدفمند، نیازمند داشتن دسترسی به داده ­ها و اطلاعات درست، دقیق، معتبر، قابل اتکا و یکپارچه­ ای است که به ‌عنوان داده­ های پایه و اطلاعات فرآیندی سازمان، در سامانه ­های اطلاعاتی برساخته می­شوند. وجود سامانه­ ی یکپارچه­ ی اطلاعاتی، دسترسی به داده ­ها و اطلاعات همگن و همگون را بدون نیاز به راستی­ آزمایی و اعتبار­سنجی، با کمترین افزونگی داده فراهم و پایش برخط عملکرد سازمان را ممکن می­کند.
طراحی و برپایی نظام مدیریت یکپارچه اطلاعات دانشگاه (یاد) به عنوان راهکاری زیرساختی برای پشتیبانی از نظام ­های سه­ گانه­ی برنامه­ ریزی، بودجه ­ریزی و نیز پایش و ارزیابی عملکرد و همچنین به عنوان یکی از اولویت ­های تعیین­ شده در برنامه ­­ی راهبردی دانشگاه، در دستور کار مرکز قرار گرفته است.
پیش از شروع پروژه طراحی نظام یکپارچه اطلاعات، نبود یکپارچگی در سامانه­ های اطلاعاتی یکی از کاستی ­های نظام مدیریتی در سطح دانشگاه به شمار می­رفت. همچنین پاسخ­ به درخواست ­های پرشمار وزارت عتف و دیگر سازمان­ ها و نهادهای سیاست‌گذار برای ارائه­ ی آمار و اطلاعات وضعیت دانشگاه و عملکرد آن، وقت زیادی را از کارشناسان و مدیران دانشگاه برای تولید گزارش­های درخواست شده، می­گرفت. مهم‌ترین مسائلی که دانشگاه در این زمینه با آن روبرو بود و اکنون نیز بعضی از آن­ها هنوز برقرار است، عبارتند از:

• وجود بیش از ۵۰ سامانه­ ی اطلاعاتی گوناگون و پراکنده و بعضاً نبود پیوستگی مورد نیاز میان آن­ها؛

• نبود دسترسی ساده و راحت به داده­ های درست و دقیق و نیز اطلاعات عملیاتی و فرآیندی قابل اتکا؛

• نبود دسترسی به گزارش­های آماری و تحلیلی دقیق، یکپارچه و هماهنگ در زمان مناسب؛

• نبود سهولت در برنامه­ ریزی مبتنی بر داده­ های عملکردی؛

• نبود امکان ارزیابی نتایج دقیق حاصل از اجرای برنامه‌های کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت دانشگاه؛

• نبود امکان برنامه­ ریزی نظام­ مند و یکپارچه متناسب با شرایط روز؛

• زمان‌بر بودن و پیچیدگی فرآیندهای کاری؛

• کاهش دقت و افزایش خطا و بهره ­وری پایین در نظام اجرایی؛

• نبود استفاده بهینه از امکانات، منابع و ظرفیت­ های اطلاعاتی در دسترس در سطح دانشگاه.

بررسی ­ها نشان می­دهد که باوجود مشکلات اشاره ­شده، تاکنون اقدام اساسی در سطح دانشگاه برای برطرف کردن این مشکلات انجام نگرفته است. فعالیت ­های انجام‌شده نیز بیشتر مقطعی و بر پایه­ ی نیازهای بخش­های گوناگون سازمان بوده است.

چگونگی اجرا و اقدامات

یکپارچگی، ویژگی پایه و ارزشمند سامانه ­های اطلاعات سازمانی است که برآمده از ابعاد و لایه­ های گوناگون از جمله زیرساخت، فناوری، بستر توسعه، پایگاه داده، برنامه­ی کاربردی، فرآیندها و نیز ساختار سازمانی و فیزیکی سازمان­ها است. موارد یاد­شده سبب پیچیدگی در طراحی این سامانه­ ها می­شود. در نتیجه طراحی، برپایی و راه ­اندازی سامانه ­ی­ یکپارچه ­ی اطلاعات سازمانی، نیازمند تأمین منابع مالی فراوان، نیروی انسانی متخصص و نیز صرف زمان زیاد است، ضمن آنکه به بار نشستن پروژه، بسیار به شرایط سازمان، ظرفیت پذیرش و آمادگی سازمان وابسته است.
به همین خاطر تصمیم بر آن شد که برای تأمین اطلاعات مورد نیاز برای برپایی نظام­های سه­ گانه­ ی برنامه­ ریزی، بودجه­ ریزی و پایش و ارزیابی عملکرد، در گام نخست، پیاده ­سازی سامانه ­ی یاد که از نوع سامانه­های هوش سازمانی به شمار می­آید، در دستور کار قرار گرفت تا با دسترسی به پایگاه­ های داده­ در نهادهای گوناگون دانشگاه، تصویری کلان و شفاف از فعالیت­ های دانشگاه پیش روی مدیران میانی و ارشد دانشگاه قرار دهد.
​​​​​​​

اقدامات انجام­ شده

در راه دستیابی به یک سامانه­ ی یکپارچه­ی اطلاعاتی تاکنون گام­های زیر برداشته شده است:

• تهیه­ ی شناسنامه­ ی سامانه­ های اطلاعاتی دانشگاه برای شناسایی ویژگی­ ها و کارکردهای سامانه ­های موجود؛

• تهیه­ ی نقشه­ ی سامانه­ های اطلاعاتی دانشگاه برای شناسایی نیازهای ارتباطی سامانه­ ها؛

• تعریف پروژه­ی مطالعات امکان‌سنجی و طراحی ساختار سامانه­ ی هوش سازمانی در سطح دانشگاه؛

• تهیه بسته­ ی نرم‌افزاری مکمل به عنوان ابزار پیاده‌سازی برنامه­ ی راهبردی با اهداف دوگانه­:

  • پیاده‌سازی سامانه‌ یکپارچه اطلاعاتی نظام­ های برنامه‌ریزی، بودجه­ ریزی و پایش و ارزیابی عملکرد؛

  • به­ کارگیری در طراحی و پیاده ­سازی سامانه اطلاعاتی هوش سازمانی برای برطرف­ کردن کمبودهای اطلاعاتی.

• اجرای پروژه­ ی پیاده‌سازی سامانه ­ی یاد برای مدیریت روابط بین‌الملل (طرح راهنمای سامانه هوش سازمانی)؛

• گسترش سامانه­ ی یاد درسطح دانشگاه شامل:

  • طراحی پیشخوان معاونت آموزش و تحصیلات تکمیلی از طریق دسترسی برخط به اطلاعات سامانه آموزش با همکاری معاونت‌ آموزش و تحصیلات تکمیلی؛

  • طراحی پیشخوان منابع انسانی دانشگاه از طریق دسترسی بر خط به اطلاعات سامانه کارگزینی با همکاری معاونت اداری و مالی؛

  • طراحی پیشخوان پرداخت پرسنلی دانشگاه از طریق دسترسی بر خط به اطلاعات سامانه حقوق و دستمزد با همکاری معاونت اداری و مالی؛

  • طراحی نرم‌افزار برداشت اطلاعات مورد نیاز مقالات منتشرشده توسط دانشجویان و اعضای هیأت علمی دانشگاه از سایت Scopus.

اقدامات آتی

برای تکمیل اجزای سامانه­ ی یاد نیاز است کارهای زیر انجام شوند:

• پیاده ­سازی و توسعه سامانه جامع اطلاعاتی برنامه راهبردی و عملیاتی دانشگاه با همکاری معاونت اداری و مالی؛

• تدوین و طراحی پروتکل یکپارچه و جامع دادوستد امن اطلاعات به عنوان یکی از مهم‌ترین فعالیت­ ها در یکپارچه­ سازی سامانه‌ی اطلاعاتی با همکاری مرکز فناوری اطلاعات و ارتباطات؛

• طراحی و پیاده‌سازی درگاه دادوستد امن اطلاعات با همکاری مرکز فناوری اطلاعات و ارتباطات؛

• طراحی پیشخوان معاونت پژوهش و فناوری، معاونت دانشجویی و معاونت فرهنگی در سامانه­ ی یاد از راه دسترسی برخط به اطلاعات سامانه­ های موجود در معاونت­ های یادشده؛

• تکمیل سامانه­ های مورد نیاز برای پیشبرد برنامه­ های عملیاتی و راهبردی و همچنین پایش و ارزیابی عملکرد با همکاری نهادهای مسئول در دانشگاه.

چالش ­ها و نیازها

بررسی­ ها و تجربه­ های به­‌دست‌آمده نشان از وجود چالش­ های اساسی در رسیدن به اهداف تعیین شده در این زمینه دارد. مهم‌ترین این چالش ­ها عبارتند از:

• تفاوت‌های بنیادی در ساختار سامانه‌های اطلاعاتی موجود در دانشگاه از دیدگاه­ های زیرساخت، فناوری، بستر توسعه، پایگاه داده، برنامه های کاربردی و نیز سطوح فرآیندی و عملکردی؛

• پیچیدگی و گستردگی فرآیندهای عملکردی و اطلاعاتی دانشگاه و بخشی­ نگری در گسترش این فرآیندها؛

• عدم مستندسازی فرآیندها و رویه­ های سازمانی؛

• نبود نظام مدیریت دانش در دانشگاه؛

• تجربه اندک شرکت ­های فعال در زمینه فناوری اطلاعات در رابطه با فرآیندهای دانشگاهی؛

• کمبود نیروی انسانی متخصص در زمینه ­های مرتبط در سایه نظام حقوق کارکنان؛

• دشواری و زمان‌بر بودن ایجاد هماهنگی موردنیاز میان نهادها در زمینه ­ی دادوستد اطلاعات؛

• پیچیدگی ذاتی پیاده ­سازی سامانه­ های مدیریت اطلاعات و هوش سازمانی از بعد مدیریت تغییر.

دستاوردهای مورد انتظار

• کمک به تحلیل درونی سازمان و همچنین تخمین توانمندی­ها و توانایی­ های سازمان در رسیدن به اهدافِ دیده­ شده؛

• زمینه‌سازی برای توسعه و پیاده‌سازی سامانه‌ی یکپارچه‌ی اطلاعات دانشگاه؛

• افزایش توانمندی در گرفتن تصمیمات به­ هنگام و البته بر پایه­ ی واقعیت­ ها؛

• دسترسی آسان و سریع به اطلاعات قابل اتکای شاخص ­های راهبردی و عملیاتی؛

•  تضمین درستی کارکرد نظام­های برنامه ­ریزی، بودجه ­ریزی و نیز پایش و ارزیابی عملکرد؛

• پاسخ به نیاز اطلاعاتی ساختار تصمیم ­سازی، تصمیم­ گیری و نظام مدیریتی در دانشگاه به ویژه در ابعاد کلان؛

• کاهش خطا و افزایش دقت و بهره­وری در نظام اجرایی.