فلسفه ­ی وجودی

بودجه‌ریزی، فرآیند تخصیص منابع محدود به نیازهای نامحدود است. منابع در سازمان می­توانند از جنس مالی، انسانی، نرم­ افزاری، سخت ­افزاری، تخصص یا... باشند.

در فرآیند بودجه‌ریزی، هزینه‌ها و درآمدهای برنامه‌ها برآورد می­شوند و با زبانی مشترک در کنار هم قرار می­گیرند؛ این برآورد به برقراری تعادل و اولویت‌بندی در میان فعالیت­ها و برنامه‌ها -که ریشه‌ی پیشرفت سازمان هستند- کمک می­کند. همچنین نظام بودجه ­ریزی به عنوان ابزاری برای مدیریت سازمان، کمک مؤثری به برنامه ­ریزی، هم­آهنگی و پایش اقدامات و برنامه­ های عملیاتی سازمان می­کند.

افزون بر موارد یادشده، بودجه ­ریزی هدفمند، یکی از پایه‌های پیاده­ سازی برنامه­ ی راهبردی است چرا که در آن، منابع سازمان از جمله منابع انسانی و تجهیزات به درستی به اقدامات، تخصیص پیدا می­کنند تا تحقق اهداف امکان­ پذیر شود. افزایش شفافیت و عدالت در تخصیص بودجه، ساده­ سازی فرآیندهای مالی بودجه و توانمندی در برقراری ارتباط میان عملکرد و بودجه نیز از دیگر نیازهایی است که راه­ اندازی نظام بودجه­ ریزی به آن­ها پاسخ می­دهد.

​​​​​​​بودجه ­ریزیِ مبتنی بر عملکرد با هدف افزایش کارآیی و اثربخشیِ به ­کارگیری منابع، مورد توجه دانشگاه قرار گرفته است. نیاز به مصرفِ به­ جا و جلوگیری از هدررفت منابع از سویی و محدودیت بودجه به خاطر وابستگی به تصمیمات دولت از سوی دیگر، باعث شده نیاز به مدیریت کردنِ بودجه و آگاهی مدیران از شیوه ­های نوین بودجه ­ریزی در توزیع بهینه، اثربخش و منصفانه­ ی بودجه بیش از پیش احساس شود.

در بودجه ­ریزی سنتی، اهداف صرفا روی ابزارهای مالی مانند پیش­بینی تورم و ابزارهای حسابداری مانند گزارش­ها در دریافت‌ها و پرداخت­ها استوار هستند و تخصیص منابع، صرفا بر پایه ­ی نیاز اعلام ­شده یا قدرت چانه­ زنی مراکز بودجه است در حالی که بودجه‌ریزی مبتنی ‌بر عملکرد علاوه بر بهینگی و اثربخشیِ بیشتر، ویژگی­های زیر را دارا است:

• ​​​​​​​پاسخگویی مالی و عملیاتی؛
• ​​​​​​​استناد اعداد و ارقام بودجه به تجزیه و تحلیل تفصیلی عملیات و قیمت تمام ­شده؛
• ​​​​​​​پیوند با نظام ارزیابی عملکرد (تخصیص منابع بر پایه­ ی عملکرد)؛
• ​​​​​​​همخوانی با حسابداری تعهدی؛
• ​​​​​​​روشن­ شدن اهداف خدمت ­رسانی مراکز بودجه و پیوند آن­ها با مأموریت سازمان؛
• ​​​​​​​فراهم کردن پیش­نیازهای حسابرسی مالی، حسابرسی رعایت و حسابرسی عملیات.​​​​​​

​​​​​​​چگونگی اجرا و اقدامات بودجه ریزی

برای برپایی نظام بودجه‌ریزی، در آغاز شیوه‌نامه­ ی تدوین بودجه و کنترل نقدینگی در مرکز تدوین شد، سپس شورای راهبری بودجه تشکیل و این شیوه ­نامه را با اصلاحاتی تأیید کرد و در نهایت به تصویب هیأت رئیسه رسید. بر پایه­ ی این شیوه­ نامه کمیته­ ی بودجه با حضور نمایندگان مرکز و معاونت­ های اداری و مالی، آموزش و تحصیلات تکمیلی و همچنین پژوهش و فناوری شکل گرفت. با توجه به شرایط موجود، برای تدوین بودجه ­ی دانشگاه، مدل قطعی به­ کار گرفته شده و سازوکار اصلاح بودجه در دوره‌های زمانی مشخص در آن پیش­بینی شد.
اقدامات برای بودجه‌ریزی هرسال از مهرماه سال پیش از آن آغاز می­شود؛ در گام نخست، ضوابط تدوین بودجه­ ی آن سال تهیه و به تصویب هیأت رئیسه­ ی دانشگاه می­رسد؛ سپس از مراکز بودجه‌ی دانشگاه درخواست می­شود تا برنامه‌هایشان را به مرکز ارائه کنند. همزمان با تخمین درآمدهای عمومی و اختصاصی دانشگاه برای سال پیش رو و توجه به ارزیابی عملکرد مراکز، سقف بودجه­ی هرکدام اعلام می­شود؛ پس از اعلام برنامه ­ها و اقدامات، نشست­هایی با مراکز بودجه برگزار می­شود تا تفاهم­نامه ­های بودجه­ی شماره 1 آن­ها تدوین و ابلاغ شود.

       اقدامات انجام ­شده

• ارائه­ ی تحلیل بودجه­ ای و مالی به هیأت رئیسه­ ی دانشگاه با هدف کمک به تصمیم­ گیری؛
• تخصیص بودجه­ ی تشویقی دانشکده­ ها با هدف جذب کمک برای دانشگاه و افزایش ابلاغ اعتبارات؛
• برگزاری جلسات منظم با مراکز بودجه برای تدوین تفاهم­ نامه­ ی عملکردی آن­ها؛
• تعیین خط مشی و سیاست­ ها و پیش­بینی تأمین، تخصیص و هزینه­ کرد؛
• تخصیص بودجه­ ی به دانشکده­ ها برای اجرای برنامه­ ها­ی راهبردی؛
• تصمیم­ سازی و ارائه­ ی گزینه­ هایی برای توسعه و تنوع منابع به هیأت رئیسه­؛
• هماهنگی با معاونت اداری و مالی برای تنظیم تفاهم ­نامه­ های بودجه­ ی هر سال تا پیش از اسفندماه سال پیش از آن؛
• آماده ­سازی بستر مناسب بودجه ­ریزی مبتنی بر عملکرد.
• همکاری در راه ­اندازی سامانه­ ی برخط گزارش عملکرد بودجه؛
• افزایش شمار مراکز بودجه­ا ی که تفاهم­ نامه­ ی بودجه امضا می­کنند؛
• همکاری در برپایی پیشخوان مالی در سامانه­ ی یاد.

اقدامات آتی

اقداماتی که برای تکمیل نظام بودجه­ ریزی پی گرفته خواهند شد عبارتند از:

•  پیگیری اجرای پروژه­ ی نرم­ افزاری بودجه­ ریزی مکانیزه­ ی دانشگاه؛

• برپایی و راه‌اندازی خزانه­ ی متمرکز در دانشگاه؛

• شناسایی جزئی­تر برنامه­ ها و اقدامات؛

• همکاری در اصلاح سامانه­ ی مالی و همخوانی آن با نیازمندی­های نظام بودجه ­ریزی؛

• برپایی سامانه­ ی برآورد قیمت تمام‌شده­ ی خدمات و خروجی­ های مراکز بودجه؛

• تهیه­ ی گزارش برای رایزنی با سازمان برنامه و بودجه کشور و سایر نهادهای بالادستی؛

• استفاده از نرم ­افزارهای برخط برای گرفتن گزارش عملکرد از واحد مالی؛

• ایجاد ارتباط بین بودجه و ارزیابی عملکرد برنامه ­ها؛

• تهیه­ ی برنامه­ ی هزینه­ ای سه ­ساله؛

• برقراری پیوند نظام بودجه ­ریزی با نظام برنامه­ ریزی؛

• برقراری پیوند نظام بودجه­ ریزی با نظام پایش و ارزیابی عملکرد؛

• برقراری پیوند نظام بودجه­ ریزی با نظام جامع اطلاعاتی در دانشگاه.

چالش­ها و نیازمندی­ها

همراه­ کردن مراکز بودجه در تدوین بودجه ­ی اصولی؛

• نبود اطلاعات مدون دانشگاه و به ­روز نبودن اطلاعات موجود؛

• برقراری پیوند برخط با سامانه­ ی مالی و گرفتن اطلاعات برای گزارش گیری و تهیه­ ی گزارش عملکرد بودجه؛

• شناسایی منابع مالی جدید؛

• تدوین بودجه­ ی تفصیلی دانشگاه بر پایه­ ی بودجه­ ی مراکز؛

• برقراری ارتباط درست بین ارزیابی عملکردهای مراکز بودجه و منابع تخصیصی به آن­ها؛

• تدوین استانداردهای هزینه­ ای برای تنظیم بودجه کارآ و اثربخش؛

• همراهی و کمک بیش از پیش هیأت رئیسه و مراکز بودجه برای بهبود عملکرد نظام بودجه­ ریزی؛

• آگاهی ­دادن به مراکز بودجه درباره­ ی چگونگی هزینه ­کرد بودجه­ های تملک و هزینه­ ای؛

• یافتن راهکاری برای اطمینان از هزینه ­کرد بهینه­ ی بودجه در راستای اهداف راهبردی؛

• جهت­ دهی بودجه­ ی تدوین­ شده به سمت برنامه ­ی راهبردی.

• کمک به تصمیم گیری واقع ­بینانه بر پایه­ ی تحلیل داده­ های مالی که با دسترسی برخط توسط سامانه ­ها صورت می­گیرد.

• تنظیم درست و به­ هنگام بودجه تفصیلی دانشگاه در هر سال.

• شفافیت مالی بر پایه ­ی واقعیت هزینه­ کرد که پاسخگویی را آسان کرده و منجر به آسان شدن پایش و به دنبال آن قابلیت اتکا به اطلاعات سامانه ­های مالی می­شود.

• توزیع بودجه مبتنی بر ارزیابی عملکرد و در راستای برنامه ­ی راهبردی و برچیده­ شدن اثر قدرت چانه­ زنی در تخصیص بودجه.

• تهیه ­ی نقشه­ ی هزینه­ کرد دقیق بودجه که در آغاز هر سال با استفاده از تبادل تفاهم­ نامه­ ها صورت می­گیرد.

• افزایش ظرفیت جذب بودجه در مراکز بودجه­ ی دانشگاه و به دنبال آن به­ کارگیری بهینه­ ی منابع در آن­ها.